Dalam dunia bisnis yang mengalami digitalisasi yang pesat, usaha kecil menghadapi tantangan unik yang memerlukan solusi yang efisien dan terukur. Salah satu solusi yang dengan cepat mendapatkan popularitas adalah Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)-perangkat lunak. Namun bukan sembarang CRM: saat ini, CRM berbasis cloud menjadi sorotan. Komputasi awan telah mengubah industri perangkat lunak dan mendemokratisasi akses terhadap alat-alat canggih yang sebelumnya hanya dapat diakses oleh perusahaan besar yang berkantong tebal. Saat ini, CRM berbasis cloud merevolusi cara usaha kecil mengelola hubungan pelanggan, memberikan banyak manfaat yang sangat berharga dalam konteks bisnis kecil. Artikel ini membahas lima manfaat yang paling menonjol: efektivitas biaya, skalabilitas dan fleksibilitas, peningkatan mobilitas dan akses jarak jauh, analisis dan pengambilan keputusan secara real-time, dan peningkatan keamanan data.
Munculnya CRM berbasis cloud
Sejak Software as a Service (SaaS) pertama kali menjadi bagian penting dari lanskap perangkat lunak perusahaan, CRM berbasis cloud telah meningkat. Pada awalnya, perangkat lunak cloud dipandang sebagai solusi sempurna untuk startup dan usaha kecil, dimana kondisi keuangan sering kali terbatas dan ukuran operasi tidak sebanding dengan biaya dan kompleksitas solusi on-premise. Saat ini, perspektif ini telah diperluas dan CRM berbasis cloud diakui sebagai alat yang ampuh untuk semua ukuran bisnis. Dengan kemampuan untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan interaksi pelanggan, meningkatkan analisis data, dan meningkatkan proses bisnis, cloud CRM menjadi sebuah kebutuhan dan bukan sebuah kemewahan.
Sistem CRM tradisional biasanya mahal dan rumit, memerlukan investasi awal yang signifikan dan biaya pemeliharaan berkelanjutan. Dengan munculnya komputasi awan, hambatan-hambatan ini telah dihilangkan. Penyedia CRM berbasis cloud menawarkan langganan bulanan atau tahunan terjangkau yang bahkan mampu dimiliki oleh usaha kecil. Selain itu, layanan ini disampaikan melalui Internet, sehingga mengurangi kebutuhan akan server mahal dan staf TI internal.
Maraknya CRM berbasis cloud juga terkait dengan meluasnya adopsi dan adopsi cloud itu sendiri. Karena bisnis semakin bergantung pada cloud untuk berbagai aplikasi, mulai dari penyimpanan file hingga alat kolaborasi, masuk akal untuk memindahkan CRM ke cloud juga. Menurut laporan dari Gartner Faktanya, perangkat lunak CRM akan menjadi wilayah belanja perangkat lunak perusahaan terbesar pada akhir tahun 2021.
Manfaat 1: Efektivitas biaya CRM berbasis Cloud
CRM berbasis cloud menawarkan banyak manfaat bagi usaha kecil, mungkin yang paling penting adalah efektivitas biaya. Sistem CRM tradisional bisa jadi mahal untuk dibeli dan dipelihara, seringkali memerlukan perangkat keras komputer khusus dan staf TI khusus untuk mengelola sistem. Cloud CRM, di sisi lain, ditawarkan sebagai layanan, dengan penyedia yang mengelola seluruh infrastruktur dan pemeliharaan. Hal ini tidak hanya mengurangi biaya awal, namun juga mengurangi biaya operasional berkelanjutan.
Selain itu, layanan cloud CRM biasanya menggunakan model penetapan harga berbasis langganan, yang mungkin lebih terjangkau untuk usaha kecil dibandingkan dengan biaya awal yang tinggi dari sistem CRM tradisional. Hal ini memungkinkan usaha kecil untuk menerapkan solusi CRM yang kuat tanpa investasi awal yang besar, menjadikan teknologi ini dapat diakses bahkan oleh bisnis terkecil sekalipun.
Selain itu, model bayar sesuai penggunaan cloud CRM mengurangi risiko finansial. Pelaku bisnis dapat memilih untuk meningkatkan atau menurunkan skala langganannya berdasarkan kebutuhan, mengurangi limbah, dan memastikan mereka hanya membayar sesuai penggunaan. Selain itu, banyak penyedia cloud CRM menawarkan harga berjenjang sehingga bisnis dapat memulai dari skala kecil dan meningkatkannya seiring pertumbuhannya.
Terakhir, penghematan biaya tidak hanya terbatas pada harga perangkat lunak saja. CRM berbasis cloud juga dapat membantu meningkatkan efisiensi dan mengurangi upaya yang sia-sia, menjadikan bisnis Anda lebih menguntungkan secara keseluruhan.
Manfaat 2: Skalabilitas dan fleksibilitas untuk usaha kecil
Manfaat penting lainnya dari CRM berbasis cloud untuk usaha kecil adalah kemampuannya untuk berkembang bersama bisnis dengan mudah. Sistem CRM internal tradisional sering kali memerlukan upaya dan biaya yang besar untuk meningkatkan skalanya, sehingga menyulitkan usaha kecil untuk beradaptasi dengan cepat terhadap pertumbuhan atau perubahan kondisi bisnis.
Sebaliknya, CRM berbasis cloud sangat skalabel. Karena perangkat lunak dikirimkan melalui Internet, mudah untuk menambah lebih banyak pengguna atau meningkatkan kapasitas penyimpanan. Hal ini memungkinkan usaha kecil dengan cepat dan mudah beradaptasi terhadap perubahan keadaan, baik itu peningkatan volume pelanggan secara tiba-tiba atau ekspansi ke pasar baru.
Selain itu, sistem CRM berbasis cloud menawarkan lebih banyak fleksibilitas dibandingkan sistem tradisional. Mereka dapat dengan mudah disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda, baik itu integrasi dengan perangkat lunak lain, menambahkan bidang dan alur kerja khusus, atau menyiapkan proses otomatis. Tingkat penyesuaian ini memungkinkan CRM Anda berkembang bersama bisnis Anda, sehingga selalu memenuhi kebutuhan Anda.
Manfaat 3: Peningkatan mobilitas dan akses jarak jauh
Peralihan ke pekerjaan jarak jauh menjadikan mobilitas dan aksesibilitas alat bisnis menjadi lebih penting dari sebelumnya. Ini adalah area lain di mana CRM berbasis cloud unggul. Karena perangkat lunak ini dapat diakses melalui Internet, perangkat lunak ini dapat digunakan di mana saja selama ada koneksi Internet. Hal ini tidak hanya memungkinkan karyawan untuk bekerja dari rumah atau di jalan, namun juga melayani pelanggan secara efektif, di mana pun staf Anda berada.
Selain itu, sebagian besar penyedia cloud CRM menawarkan aplikasi untuk ponsel cerdas dan tablet, sehingga semakin meningkatkan mobilitas. Dengan CRM berbasis cloud, tim penjualan Anda dapat mengakses data pelanggan, memperbarui data, menjadwalkan tugas tindak lanjut, dan banyak lagi, semuanya dari perangkat seluler mereka. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas, namun juga meningkatkan kecepatan dan kualitas layanan pelanggan, sehingga memberi Anda keunggulan kompetitif.
Akses jarak jauh ekstensif yang disediakan CRM berbasis cloud juga memfasilitasi kolaborasi. Tim dapat mengakses data yang sama dan melihat pembaruan secara real-time, di mana pun mereka berada. Hal ini memungkinkan komunikasi dan koordinasi menjadi lebih lancar dan efektif – penting dalam lingkungan bisnis yang bergerak cepat saat ini.
Manfaat 4: Analisis dan pengambilan keputusan secara real-time
Salah satu manfaat utama perangkat lunak CRM adalah kemampuannya mengumpulkan dan menganalisis data pelanggan, memberikan wawasan penting yang mendukung pengambilan keputusan strategis. Dengan CRM berbasis cloud, kemampuan analisis ini menjadi lebih tangguh.
Karena sistem cloud CRM selalu online, sistem ini dapat menyediakan analisis waktu nyata. Hal ini berarti pengambil keputusan mempunyai akses terhadap wawasan terkini kapan saja, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat. Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, kemampuan untuk membuat keputusan yang cepat namun tepat dapat menjadi pembeda antara keberhasilan dan kegagalan.
Selain itu, sebagian besar CRM berbasis cloud dilengkapi dengan alat analisis tingkat lanjut. Alat-alat ini dapat menghasilkan laporan terperinci, membuat visualisasi data, dan bahkan menerapkan algoritme pembelajaran mesin tingkat lanjut untuk menemukan pola dan tren dalam data pelanggan Anda. Semua kemampuan ini membantu usaha kecil lebih memahami pelanggan mereka dan membuat keputusan bisnis yang lebih tepat.
Manfaat 5: Peningkatan keamanan data di cloud
Keamanan data merupakan perhatian penting bagi perusahaan dari semua ukuran, dan bahkan mungkin lebih penting lagi bagi usaha kecil, yang sering kali kekurangan sumber daya untuk menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat. Namun, penyedia Cloud CRM berinvestasi besar dalam langkah-langkah keamanan untuk melindungi data pelanggan mereka.
Sebagian besar penyedia cloud CRM menjaga protokol keamanan yang ketat, termasuk firewall, sistem deteksi intrusi, dan enkripsi. Beberapa juga menawarkan otentikasi multi-faktor dan fitur keamanan tingkat lanjut lainnya. Selain itu, sebagian besar penyedia melakukan audit dan pembaruan keamanan rutin untuk melindungi dari ancaman yang muncul.
Selain itu, sifat berbasis cloud dari sistem ini memberikan lapisan perlindungan tambahan terhadap kehilangan data akibat bencana fisik. Meskipun sistem internal CRM dapat terhapus oleh kebakaran atau banjir, data yang disimpan di cloud aman dari bencana tersebut.
Namun, perlu dicatat bahwa meskipun penyedia cloud CRM mengambil tindakan ekstensif untuk melindungi data pelanggan, bisnis juga dapat berperan dalam menjaga keamanan. Hal ini termasuk penggunaan kata sandi yang kuat, membatasi akses ke data sensitif, dan meninjau serta memperbarui praktik keamanan secara berkala.
Kesimpulan
Kesimpulannya, CRM berbasis cloud menawarkan banyak manfaat utama bagi usaha kecil, mulai dari efektivitas biaya dan skalabilitas hingga peningkatan mobilitas, analisis real-time, dan peningkatan keamanan data. Manfaat-manfaat ini, dikombinasikan dengan kisah sukses dunia nyata dari usaha kecil yang menerapkan Cloud CRM, memperjelas bahwa teknologi ini adalah alat penting bagi usaha kecil yang ingin bersaing dalam ekonomi digital saat ini.
Melihat ke depan, jelas bahwa kebangkitan CRM berbasis cloud hanyalah permulaan. Kemajuan dalam AI, pembelajaran mesin, dan analisis prediktif menjanjikan untuk menjadikan cloud-CRM semakin canggih, membantu perusahaan lebih memahami dan melayani pelanggan mereka. Masa depan terbentang di depan bagi usaha kecil CRM tidak diragukan lagi di awan.
