CRM to bardzo wszechstronne i potężne narzędzie, które zapewnia kompleksową perspektywę klienta. Jednak CRM może działać skutecznie tylko w obecności wysokiej jakości danych, a baza danych klientów jest tam, gdzie te dane się znajdują. Baza danych klientów jest centralnym punktem gromadzenia, analizy organizacyjnej i dystrybucji informacji o leadach i klientach. Baza danych gromadzi dane osobowe i interakcje z klientami w celu lepszej obsługi klientów. Dlatego baza danych CRM zawiera dane socjodemograficzne, historię zakupów, szczegóły wcześniejszych interakcji i źródła potencjalnych klientów. Wszystko to jest gromadzone, aby zapewnić pojedynczy widok każdego klienta.
Baza danych CRM ma znaczną przewagę nad arkuszami kalkulacyjnymi, wcześniej preferowaną metodą przechowywania danych. Dzięki CRM procesy gromadzenia i organizacji danych można zautomatyzować, aby zaoszczędzić czas i wyeliminować błędy. Następnie dane mogą być udostępniane między działami lub analizowane pod kątem planowania strategicznego i podejmowania decyzji. Optymalne zarządzanie bazą klientów daje nieograniczone możliwości personalizacji i generowania leadów. Ponadto oszczędza czas i zwiększa produktywność we wszystkich działach biznesowych.