CRM adalah alat yang sangat serbaguna dan kuat yang memberikan perspektif pelanggan yang komprehensif. Namun, CRM hanya dapat berfungsi secara efektif dengan adanya data berkualitas tinggi, dan basis data pelanggan adalah tempat data ini berada. Database pelanggan adalah titik pusat untuk pengumpulan, analisis organisasi, dan distribusi informasi prospek dan pelanggan. Data pribadi dan interaksi pelanggan dikumpulkan dalam database untuk melayani pelanggan dengan lebih baik. Oleh karena itu, database CRM berisi sosiodemografi, riwayat pembelian, detail interaksi sebelumnya, dan sumber prospek. Semua ini dikumpulkan untuk memberikan satu tampilan dari setiap pelanggan.
Database CRM memiliki keunggulan signifikan dibandingkan spreadsheet, yang sebelumnya merupakan metode penyimpanan data yang disukai. Dengan CRM, pengumpulan data dan proses organisasi dapat diotomatisasi untuk menghemat waktu dan menghilangkan kesalahan. Kemudian data dapat dibagikan antar departemen atau dianalisis untuk perencanaan strategis dan pengambilan keputusan. Manajemen basis data pelanggan yang optimal menawarkan kemungkinan tak terbatas untuk personalisasi dan perolehan prospek. Selain itu, ini menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas di semua departemen bisnis.